Marmara-Interventix

Das modulare Dokumentations- und Abrechnungssystem für soziale Beratungsstellen 

Die webbasierte Lösung für Einrichtungen in den Bereichen Familienberatung, Frauen- und Mädchenberatung, Kinder & Jugendschutz, Gewaltschutz, Prozessbegleitung, Psychotherapie, Schwangerenberatung und für weitere soziale Beratungsstellen.

Herzstück ist das Dokumentationsmodul mit dem die einzelnen Therapeut*innen sowohl die erbrachten Leistungen (Interventionen) erfassen als auch den gesetzlich geregelten Dokumentationspflichten gerecht werden können.

Die Erfassung erfolgt klient*innenzentriert – mehrere Personen können zu einem Fall oder einer Fallgruppe zusammengefasst werden. In der Regel kann das jeweilige Team auf die zugeordneten Fälle zugreifen, die Rechte können aber auch anders (zB nur die betreuenden Therapeut*innen dürfen zugreifen) geregelt werden.
Je Klient*in werden einerseits die Stammdaten erfasst, diese können je nach Arbeitsbereich (zB Prozessbegleitung, Familienberatung oder Psychotherapie) unterschiedliche Inhalte umfassen.

Zu diesen Klienten-Stammdaten kann nun dokumentiert werden. Hier wird jeder Termin, jede Leistung oder jede Intervention erfasst. Diese Dokumentation umfasst üblicherweise drei Ebenen: die Doku für das Team oder die beteiligten Therapeut*innen, die Doku, welche auf Wunsch an die Klient*innen übergeben werden können und persönliche Notizen. Die Liste dieser Interventionen wird als chronologischer Verlauf angezeigt, der entweder die Interventionen zu einem / einer Klient*in oder zu allen KlientInnen im Fall umfasst.

Die je Intervention entstandene Leistungszeile beinhaltet alle Informationen, die später für die Verrechnung mit einem Kostenträger (zB Gesundheitskasse oder BKA-Familie) benötigt werden. Die Zuordnung von Leistungen zu einem Kostenträger funktioniert in den meisten Fällen automatisch. Die Leistungszeilen können später von der Administration kontrolliert und vervollständigt werden und werden nach Freigabe an die entsprechende Schnittstelle übergeben.

Folgende Schnittstellen (Module) stehen zur Verfügung:

• Quartalsmeldungen an den Bereich Familie im BKA
• Abrechnung von Psychotherapie und Diagnostik mit den Krankenkassen
• Abrechnung von Prozessbegleitungen mit dem Justizministerium
• Excel-Export in einem gewünschten Format zB für Gemeinde oder Land

Darüber hinaus können hier auch alle weiteren Tätigkeiten (Team-Meeting, Veranstaltungen, Projekte) erfasst werden. Die  erfassten Leistungen stehen neben dem Export zu den Schnittstellen für statistische Auswertungen (Fallzahlen je Zeitraum, Kostenträger, Tätigkeit…) und als Excel-Export (zB für das Controlling) zur Verfügung.  

Arbeitszeiten erfassen

Neben den ohnehin erfassten Leistungszeilen können hier auch alle sonstigen Zeit-Informationen eingetragen werden. Damit ergibt sich je Mitarbeiter*in ein Arbeitszeit- Urlaubs- und Weiterbildungssaldo. Auf Basis des hinterlegten Wochenschemas sind fehlende Einträge sofort offensichtlich.

Hilfslisten pflegen

Die diversen Listen im Hintergrund (Mitarbeiter*innen, Standorte, Tätigkeiten…) können direkt durch die berechtigten Benutzer*innen gepflegt werden und sichern damit eine schnelle, komfortable, und fehlerfreie Datenerfassung.

Interventix und PSYBE

Mit der Einführung von Interventix ist PSYBE (die Erfassungssofware des Bereichs Familie im BKA) praktisch obsolet. In Interventix werden neben den Grund- und Kommunikationsdaten der Klient*innen auch alle weiteren Daten erfasst, die für die Abrechnung nötig sind (zB die Daten aus der Kurzstatistik). Eine weitere oder spätere Erfassung der Leistungen in PSYBE entfällt. Schon bei der Erfassung von Leistungen werden Benutzer*innen darauf hingewiesen, wenn für eine Verechnung mit dem BKA weitere Daten erforderlich sind. Zur Abrechnung am Quartalsende werden die Daten aus Interventix auf Knopfdruck in PSYBE importiert und dann wie gewohnt an das BKA gemeldet.

Interventix und die BMJ-Schnittstelle

Ganz ähnlich verhält es sich mit Leistungen, die im Rahmen von Prozessbegleitungen erbracht werden. Auch hier werden alle Daten in Interventix erfasst. Später werden Klient*innendaten und Leistungen mit der BMJ-Website synchronisiert.

Weitere Features:

• Dokumentation und Abrechnung von Leistungen in Gruppen
• Fachkontakte (Rechtsanwälte, Ärzte, …) erfassen und den Fällen zuordnen
• Persönlicher Kalender und Teamkalenderübersicht
• ToDos je Therapeut*in und je Team
• Erfassung von nicht fallbezogenen Tätigkeiten (Besprechungen, Vernetzung, Weiterbildung, …)
• Erfassung und Abrechnung von Fahrkosten

Die Software kann sehr flexibel für die Tätigkeitsfelder (Module) und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung angepasst werden. Neben den Kosten für diese Adaptierungen fallen monatliche Kosten je Benutzer*in (je nach benötigten Modulen / benötigter Funktionalität) ab 22 Euro (zuzügl. Mwst.) an. Die monatlichen Kosten sind abhängig von der Anzahl der Lizenzen, der Anzahl der Standorte und von den bereitgestellten Arbeitsbereichen / Schnittstellen.

Die Speicherung der Daten entspricht den Erfordernissen der DSGVO. Der Zugriff auf die Datenbank ist aus Gründen der Sicherheit in der Regel über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert oder auf die IP-Adresse des eigenen Netzwerkes eingeschränkt.

Das modulare Dokumentations- und

Abrechnungssystem für soziale Beratungsstellen

Beratungsstellen sind in ihrer Arbeit mehrfach gefordert, neben der Dokumentation muss der Überblick über laufende Fälle behalten, Abrechnungsvorgaben erfüllt und eine sichere, rechtskonforme Datenspeicherung sichergestellt werden. Diese Anforderungen stellen für jede Organisation eine komplexe Herausforderung dar.

Interventix – die Lösung

Mit Interventix bieten wir eine umfassende Lösung an, die es ermöglicht, ortsunabhängig und gleichzeitig DSGVO-konform allen Dokumentations- und Abrechnungsanforderungen effizient gerecht zu werden. Für den Zugriff ist keine lokale Installation erforderlich, nötig ist lediglich ein Gerät mit einem aktuellen Webbrowser. Die in Zusammenarbeit mit dem Kinderschutzzentrum “die möwe” entwickelte Branchen-Software ist seit 2022 im Einsatz und wird bereits von knapp 500 Benutzer:innen in Einrichtungen in ganz Österreich verwendet.

Das leistet Interventix für Ihre Organisation

Datenerfassung und Dokumentation

Das Herzstück von Interventix ist ein Dokumentationsmodul mit dem Personen-Stammdaten, die erforderlichen statistischen Merkmale, die erbrachte Leistungen und der Beratungsverlauf erfasst und dokumentiert werden, das gilt auch für nicht fallbezogene Aktivitäten. Die dabei automatisch generierten Leistungszeilen enthalten alle Informationen für die spätere Verrechnung mit dem jeweiligen Kostenträger. Unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen in der Dokumentation werden über gegliederte Erfassungsebenen abgedeckt.

Jede Form der Abrechnung und Auswertung

Interventix unterstützt alle gängigen Abrechnungsmodalitäten. Von Sockelfinanzierungen bis hin zur detaillierten Projektfinanzierung, bei denen einzelne Interventionen und Fahrzeiten abgerechnet werden müssen. Selbst die Vergabe von finanziellen Zuschüssen aus Fördertopfen kann dokumentiert werden.

Die im Zuge der Dokumentation generierten Leistungszeilen können jederzeit aufgelistet und auf Vollständigkeit geprüft werden. Je nach Abrechnungskontext wird auf fehlende Elemente hingewiesen. Im Anschluss erlauben die bereitgestellten Schnittstellen eine komfortable Abrechnung mit dem Familienministeriums (Psybe), dem Justizministerium (Prozessbegleitung), der Gesundheitskasse (Psychotherapie und Diagnostik) und der GÖG (Frühe Hilfen). Zudem stehen die erfassten Leistungen für statistische Auswertungen / Controlling in einem vorgefertigten Format zum Export bereit.

Rechtemanagement

In Interventix lassen sich Rechte und Zugriffe sehr flexibel gestalten. Die Lese- und Schreibberechtigungen werden direkt an Ihre Teamstrukturen angepasst. So kann beispielsweise der Zugang zur inhaltlichen Dokumentation auf Berater:innen beschränkt werden. Das System unterstützt auch die Unterteilung Ihrer Organisation in verschiedene Teams oder Standorte.

Modularer Aufbau – zeitsparendes Erfassungssystem

Eingabemasken und wiederkehrende Elemente werden je nach Anforderung für eine schnelle und valide Dateneingabe angepasst. Felder können ausgeblendet oder hinzugefügt werden. Validierungsregeln werden nach Bedarf eingerichtet. Interventix ermöglicht den direkten Druck von Formularen wie Zeitbestätigungen oder Weitervermittlungen, inklusive der relevanten Klient:innendaten.

Arbeitszeiterfassung

Ein umfangreiches Arbeitszeit-Modul ermöglicht die Zeiterfassung je Mitarbeiter:in unabhängig von bereits eingetragenen Leistungen. Es bietet einen schnellen Überblick über Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Weiterbildungssalden.

Sicherheit & Support

Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sichert den Zugang außerhalb des Büros ab. Um Sicherheit, Updates, Datensicherung und um den Support kümmert sich Marmara-IT.

In diesen Bereichen wird Interventix eingesetzt

• Allgemeine Familienberatung oder Familienberatung mit spezifischen Schwerpunkten mit Abrechnung über Psybe / BKA-Familie
• Prozessbegleitung mit Verrechnung über BM-Justiz
• Mädchen- und Frauenberatung
• Psychotherapie und Diagnostik mit Abrechnung über die Gesundheitskassen
• Schwangerenberatung
• Frühe Hilfen mit Abrechnung über GÖG
• Präventionsarbeit in Schulen
• Migrantinnenberatung
• Männerberatung
• Spezielle Projekte

Erfolgreich mit Interventix starten

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, kontaktieren Sie uns bitte. In einem ersten Gespräch stellen wir Interventix vor und erheben Arbeitsweise und Notwendigkeiten.

Hier finden Sie unseren ausführliche Broschüre sowie eine detaillierte Beschreibung von Interventix:

Weitere Unterlagen

Interventix – Funktionalität im Detail
Technische Beschreibung der Funktionalität, pdf mit sieben Seiten.

Interventix-Broschüre
Allgemeine Information, pdf mit sechs Seiten.

Ihre Ansprechpartner:innen:

Rupert Helm-Wakolbinger (0664 522 7 224) und Ursula Seethaler (0699 100 88 500).
Oder per E-Mail an office@marmara.at.